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Sempre à mão e sem perda de tempo

A biblioteca escolar é um ambiente dinâmico, onde alunos e professores participam de sessões de atividades, projetos colaborativos e programas de formação. Com uma agenda cheia, a gestão eficiente do tempo e dos recursos da biblioteca é fundamental para garantir que tudo funcione de forma organizada e sem contratempos. 

Para isso, revela-se importante tornar público o mapa de ocupação da biblioteca, de modo a que qualquer agente da comunidade educativa, em qualquer momento, consiga compreender se a mesma se encontra em utilização ou reservada ou disponível para sua utilização.

Simultaneamente, ter público o mapa de ocupação, significa tornar visível, a cada momento, o trabalho que se faz, mesmo aquele que, sendo de formiga e não de cigarra, é tão determinante para o sucesso dos objetivos a que nos propomos. Essa divulgação constitui-se como mais um instrumento que pode ser utilizado para advogar pela biblioteca e pela relevância e ubiquidade do seu trabalho.

Esta é uma estratégia de gestão relevante para bibliotecas de todos os ciclos de ensino. No 1.º Ciclo e Pré-escolar, por exemplo, muitas bibliotecas têm um mapa de ocupação fixo e distribuído por todas as turmas para utilização pelo docente titular de turma quando o professor bibliotecário não está. Claro que esse mapa está afixado na biblioteca e cada docente tem uma cópia impressa. Ainda somos muito dos ambientes em papel! Mas porque não colocar também essa informação no sítio da biblioteca? Desse modo, também os pais e encarregados de educação têm forma de saber quais são os dias destinados à turma dos seus educandos, atingindo a biblioteca a desejada visibilidade.

Existem várias possibilidades de gestão deste processo de registo de que vamos ouvindo notícias; hoje, trazemos duas sugestões de fácil aplicabilidade e que permitem eficiência e eficácia.

Ambiente google

Para quem é utilizador deste ambiente, basta criar o calendário da biblioteca, torná-lo público e partilhar no principal canal de comunicação da biblioteca. Deste modo, à medida que as várias ações a desenvolver são calendarizadas, de imediato a comunidade tem acesso a essa informação.

O docente está em casa (ou na escola) a preparar as suas aulas e, numa ou mais dessas aulas, fazia sentido deslocar a turma à biblioteca. Como saber se esta tem disponibilidade para o(s) dia(s) e hora(s) em que o pretende fazer? Fácil: basta consultar o calendário no sítio da biblioteca, como neste exemplo do Agrupamento de Escolas André Soares, Braga.

E como reservar? Muitos docentes ainda gostam de ir até à biblioteca e tratar do assunto pessoalmente. Nesse caso, podem agendar a utilização junto do professor bibliotecário ou do assistente de biblioteca. Como o mapa de ocupação está público, ambos os profissionais estão permanentemente habilitados a proceder à reserva, sem constrangimentos. Mas também é possível disponibilizar um sistema de reservas através de um simples formulário, que o docente, ou outro profissional da escola, preenche, contactando assim, a qualquer momento que lhe seja útil, a equipa da biblioteca para efetuar a reserva.

Plataforma SimplyBook.me

A biblioteca do Agrupamento de Escolas Professora Piedade Matoso, em Aljezur, usa a plataforma SimplyBook.me para a gestão de marcação de atividades, visando uma organização eficiente e acessível das suas iniciativas. A ferramenta permite que educadores, professores e pais possam agendar, desmarcar e gerir atividades de forma autónoma, de acordo com a sua disponibilidade, facilitando a articulação com as bibliotecas escolares do agrupamento.

Neste caso, as bibliotecas disponibilizam um menu com um conjunto de atividades, que incluem sessões de contadores de histórias, narração oral, mediação de leitura, literacia mediática e da informação, formação de utilizadores e eventos culturais, entre outras ações educativas.

A plataforma ajuda a evitar sobreposições de horários, proporcionando uma experiência educativa organizada e enriquecedora para toda a comunidade escolar, e adaptando-se às necessidades dos utilizadores.

Uma das principais funcionalidades da SimplyBook.me é a criação de sinopses e objetivos claros para cada atividade, permitindo que os participantes saibam com antecedência o conteúdo e os temas abordados. Essa transparência facilita o planeamento e promove o envolvimento ativo de todos os envolvidos, assegurando que tanto os organizadores quanto os participantes compreendem o foco das atividades.

O sistema integra ferramentas de notificação e gestão de reservas em tempo real, oferecendo uma solução moderna e flexível para dinamizar as atividades das bibliotecas escolares. Professores e educadores têm maior controlo sobre as suas marcações, podendo ajustar horários conforme necessário. Além disso, a comunicação entre a biblioteca e os utilizadores é otimizada, garantindo uma experiência organizada e fluida.

A SimplyBook.me não apenas simplifica a gestão das atividades, como também facilita o planeamento antecipado, permitindo a escolha dos momentos mais convenientes para cada utilizador. Em caso de sobreposição de eventos, a plataforma oferece alternativas, assegurando que o fluxo de atividades educativas seja mantido sem interrupções.

Notificações automáticas por email mantêm todos os envolvidos informados sobre as sessões e eventuais alterações. Em caso de desmarcação, os organizadores e participantes são avisados de forma imediata, permitindo uma reorganização rápida e sem complicações.

O calendário em tempo real disponibilizado pela plataforma simplifica o processo de agendamento, tornando a marcação de atividades simples e intuitiva. Os responsáveis pelas atividades, como professores e bibliotecários, e os participantes, incluindo alunos e pais, recebem notificações automáticas com informações sobre a atividade ou possíveis alterações. A plataforma também envia alertas automáticos para lembrar os participantes e organizadores da proximidade da atividade, garantindo que todos se lembrem da sua participação.

Um destaque adicional da SimplyBook.me é a possibilidade de criar uma página autónoma com um link próprio para a gestão de reservas. Essa funcionalidade permite uma administração independente da página principal da biblioteca, podendo ser gerida por uma pessoa ou equipa específica. O interface intuitivo da plataforma facilita essa gestão, promovendo maior autonomia e coordenação eficiente das atividades.

Apesar das limitações que, naturalmente, são inerentes à versão gratuita, a SimplyBook.me é uma ferramenta eficaz e acessível para a organização de atividades em bibliotecas escolares, melhorando a comunicação, o planeamento e a gestão das atividades.

Para melhor se compreender o modo como esta ferramenta está a ser usada, poderá visitar a página da biblioteca do Agrupamento de Escolas Professora Piedade Matoso, Aljezur, ou a ligação direta ao sistema de marcações do Simplybook.it.

Queremos saber mais

Queremos encontrar práticas inspiradoras, tantas vezes simples, tantas vezes economizadoras de tempo e, simultaneamente, eficazes!

É professor bibliotecário e tem implementado na sua biblioteca um sistema de gestão de agendamentos que se tem revelado muito útil e fácil de concretizar? Partilhe com a comunidade da Rede de Bibliotecas Escolares nos comentários deste artigo.

Juntos vamos mais longe!

📷 Imagem criada com Canva