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Dominar o tempo: Soluções práticas para um(a) professor(a) bibliotecário(a) atarefado(a)

Terminada a época de descanso, concluído o período de planificação e organização do ano letivo, eis de volta os destinatários primeiros do trabalho do professor bibliotecário e com eles a azáfama diária. Múltiplas são as tarefas que ocupam o seu quotidiano, de tal forma que facilmente se interrogam como acudir atempadamente a tudo o que exige a sua atenção.

Como bom gestor, uma das áreas críticas para o sucesso da ação do professor bibliotecário é a gestão eficaz e eficiente do tempo.

Gestão de tempo: o que é?

A gestão de tempo é uma habilidade de gestão que implica a boa alocação do tempo disponível para realizar tarefas e atingir objetivos. Ela abrange o processo de planificar, organizar, priorizar e controlar o modo como se usa o tempo para maximizar a produtividade e minimizar horas desperdiçadas. Implica sempre fazer escolhas deliberadas com base na urgência e importância das tarefas e permite evitar a procrastinação e identificar e eliminar hábitos de desperdício de tempo.

Porque é crucial?

Vários são os benefícios de uma boa gestão de tempo, que se refletem a nível profissional e pessoal:

1. Diminuição do stress
   O atraso nos trabalhos ou a perceção de que o tempo não é suficiente para todas as tarefas causa instabilidade e stress. Se o tempo for bem administrado, é possível ter alguns momentos livres para imponderáveis que surgem e, ainda assim, manter os prazos em dia, reduzindo significativamente os níveis de stress.
   
   
2. Melhoria da autodisciplina
   De um modo ou de outro, todos nós procrastinamos, mas quem tem a autodisciplina certa sabe exatamente quando pôr fim à procrastinação, evitar distrair-se e fazer um esforço consciente para retornar ao que estiver a fazer.
   
   
3. Manutenção do foco
   Dedicar uma quantidade específica de tempo a um projeto ou tarefa evita a dispersão por várias ações em simultâneo, já que cada trabalho tem seu próprio intervalo de tempo. O agendamento das tarefas diárias para os momentos e locais mais adequados, ajuda a manter a atenção.
   
   
4. Aumento da produtividade
   Uma boa gestão de tempo permite não esquecer as diferentes solicitações e executar cada uma a seu tempo, dentro do prazo necessário.
   
   
5. Eficácia na tomada de decisões
   Quando se à pressa, é mais provável tomar-se a decisão errada. A gestão de tempo ajuda a tomar decisões de forma oportuna e bem informada.
   
   
6. Aumento do equilíbrio entre vida pessoal e profissional
   O equilíbrio entre vida profissional e pessoal é crucial para não descurar nenhum dos lados da moeda. A gestão do tempo, ajuda a manter tudo sob controle.

Alguns truques que funcionam mesmo

Na sua maioria, o cargo de professor bibliotecário é assegurado por mulheres (cerca de 86%) e certamente já todos ouvimos o mito de que “elas” conseguem fazer tudo ao mesmo tempo 😂 😂, com altos níveis de sucesso❗❗❗Será❓Na verdade, o que os estudos na área da gestão de tempo têm mostrado é que o multitasking é altamente desaconselhado e tem fortes impactos negativos na produtividade. Fazer uma coisa de cada vez, de forma focada e consistente, é sem dúvida, a melhor forma de fazer (seja o que for).

Para uma boa gestão de tempo, considere adotar alguns dos hábitos abaixo e daqui a uns meses veremos em que ponto estamos.

1. Faça listas de tarefas
   Elenque todas as ações que têm de ser realizadas, seja para um projeto ou para a realização de uma atividade, e coloque essas informações de forma que seja possível classificá-las para determinar aquelas que são mais relevantes. Priorize as tarefas, considerando urgências e importâncias.
   
   
2. Defina prazos
   Definir prazos é importante para ter mais clareza sobre o tempo disponível para a realização das tarefas, tendo em vista o prazo de entrega das atividades. Conhecer os prazos ajuda a prever o tempo estimado e deixar espaço para a resolução de possíveis imprevistos.
   É tão bom riscar tarefas concluídas! Prefere em papel? Força. Digital é melhor? Há várias ferramentas de gestão de tempo à sua disposição.
   
   
3. Use o seu calendário para tarefas
   Tente encaixar as tarefas no seu calendário. Se alguma coisa acontecer e não puder realizar a tarefa naquele momento, mova o evento para um novo horário. É muito fácil num calendário digital, no entanto, os que ainda preferem o analógico, podem usar a sua agenda e escrever a lápis.
   Vá ainda mais longe: no domingo à noite, planifique a sua semana, inserindo as suas tarefas mais importantes no seu calendário.
   
   
4. Se demorar menos de dois minutos, faça logo
   Da próxima vez que estiver prestes a adicionar uma tarefa à sua lista de afazeres e achar que levaria menos de dois minutos para fazer, faça-a imediatamente. Fica arrumado e não pensa mais no assunto.
   
   
5. Todas as manhãs, escreva apenas 1 a 3 coisas tem de realizar naquele dia
   Antes de abrir sua lista de tarefas — e definitivamente antes de começar a trabalhar — escolha de uma a três coisas que, se fizesse hoje (e não fizesse mais nada), fariam do seu dia um ótimo dia.
   Anote esses itens. Não escreva mais do que três. Melhor ainda, crie um tempo no seu calendário para trabalhar nesses itens todas as manhãs. Frequentemente acabamos por fazer muitas coisas fáceis em vez de uma a três que realmente deveríamos fazer.
   “Se o seu trabalho é comer um sapo, é melhor fazê-lo logo de manhã. E se o seu trabalho é comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro.” (Há quem diga que Mark Twain é o autor) [2]
   
   
6. Estabeleça e proteja rigorosamente o tempo regular de trabalho profundo
   Qualquer trabalho efetivamente importante é “profundo" — trabalho focado, ininterrupto e cognitivamente exigente que desenvolve o seu cérebro.
   Leva tempo para se entrar num estado de trabalho profundo (30 a 60 minutos) e, muito importante, é preciso evitar distrações para permanecer nesse modo.
   Assim, é fundamental reservarmos algum tempo na semana para esse tipo de trabalho. Infelizmente, gasta-se muito tempo em "trabalho superficial" — tarefas cognitivamente exigentes, de estilo logístico, muitas vezes realizadas enquanto se está distraído. E isso é perfeitamente aceitável desde que se mantenha tempo suficiente para o trabalho profundo.
   
   
7. Crie uma regra: Nenhuma reunião antes de [o mais tarde possível]
   Pode parecer absurdo, mas se se conseguir agendar reuniões apenas para a tarde, pode usar-se as manhãs (quando o cérebro está mais fresco) para trabalho generativo, criativo e profundo, tanto quanto possível. É difícil? Então que tal só um ou dois dias? Pense nisso!
   
   
8. Mantenha o modo Não perturbe ativado
   Desligue todas as notificações, chamadas, SMS, etc., em todos os seus dispositivos.
   Vá ainda mais longe: remova fisicamente todas as distrações, por exemplo, colocando o telemóvel noutra sala 😏 para não se sentir tentado a consultar. Sabemos que a tentação de dar só uma espreitadela é bastante forte!
   
   
9. Privilegie o trabalho assíncrono
   Sempre que possível, substitua uma reunião por trabalho assíncrono – um e-mail, por exemplo. Na maioria das vezes, uma reunião de 30 a 60 minutos pode ser substituída por uma tarefa de cinco ou dez minutos. Frequentemente, não é só o tempo da reunião que se desperdiça, é também o tempo antes da reunião (está quase na hora!), e o tempo depois da reunião.
   
   
10. Diga não com mais frequência, mesmo quando for difícil
    Muito do esgotamento e sobrecarga não vem da falta de ferramentas e truques de produtividade, mas de assumir muito trabalho. Quanto mais se conseguir fazer a montante para tornar a carga de trabalho menos cheia, melhor fica tudo a jusante: identifique claramente os aspetos fundamentais do seu trabalho a que não pode deixar de dar atenção; aceite apenas as tarefas essenciais e explique claramente porque diz não, rejeite tarefas pouco significativas sem receios de magoar quem as pede.

Claro que estas são sugestões fantásticas para um gestor que trabalha num gabinete. No entanto, o professor bibliotecário, sendo um gestor, é também um professor e muito do que foi sugerido não pode ser aplicado liminarmente.

Tudo tem de ser devidamente encaixado nas inúmeras horas de coensino que dependem, naturalmente, dos horários das turmas com que é necessário trabalhar, assim como nos locais onde são desenvolvidas as diferentes atividades de que se ocupa. De qualquer das formas, ficam as sugestões, a aplicar q.b. e de acordo com o contexto.

Fica a ideia: pense na forma como usa o seu tempo e de que modo o pode despender de forma mais útil.

Tem outros truques? Quer contar-nos? Não se coíba. O espaço de comentários está à sua disposição. Juntos, somos mais fortes e a partilha leva-nos mais longe.

Referências:

[1] Herrity, J. (2024, 13 de setembro). 12 Benefits of Effective Time Management. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/benefits-of-time-management

[2] Rachitsky, L. (2024, 13 de agosto). Time management techniques that actually work. https://www.lennysnewsletter.com/p/time-management-techniques-that-actually

[3] Rosa, F. (2022, 16 de dezembro). Ferramentas Para Organizar Tarefas e Ser Mais Produtivo. https://www.agenciamestre.com/ferramentas/gestao-do-tempo-e-ferramentas-de-produtividade/

[4] Zoloth, S. (2023, 2 de dezembro). Time Management: What Is It and Why Is It Important? https://www.nshss.org/resources/blog/blog-posts/time-management-what-is-it-and-why-is-it-important/

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